Как составить отчет по управлению объекта?

Информация имеет решающее значение для современных управляющих объектами недвижимости. Времена, когда решения принимались на основе интуиции, прошли — на сегодняшний день ключом к принятию эффективных решений в сфере Facilities Management являются интеллектуальные данные. Проблема в том, что многие организации испытывают трудности со стратегическим использованием данных. Согласно недавнему исследованию Forrester Research только 12% организационных данных анализируются после их сбора.

Таким образом, как мы можем продемонстрировать решающее значение управлением объектами или обязанностями по его управлению? Конечно, сектор управления объектами должен демонстрировать свои достижения, показывая, что инвестиции X привели к результату Y. Этого можно добиться с помощью хорошо структурированных отчетов.

Отчет — это письменный документ, в котором обобщаются результаты деятельности различных секторов или действий в рамках предприятия. Он дает общее представление о полученных результатах и помогает в принятии решений.

Для этого отчет должен быть ясным и понятным, представляя наиболее актуальную информацию нетехническим языком, который легко понять широкому кругу людей. Хорошо составленный отчет поможет в определении возможностей, оптимизации использования ресурсов и отслеживании данных.

Итак, как создать отчеты для управления объектами?

1. Выберите конечную цель.

Перед началом работы над отчетом продумайте его цель и объем. Это поможет вам определить тип содержания, данных и анализа, которые потребуются.

2. Определите тематику

Не существует универсального подхода к созданию отчетов по управлению объектами. По сути, это сбор данных в организованной форме, чтобы каждый мог понять эффективность работы конкретного сектора и помочь в принятии решений.

В качестве отправной точки рассмотрим следующие темы: Название (имя ответственного лица, его отдел и дата сдачи);

Цели отчета
Краткие темы для обсуждения
Логически последовательное содержание
Результаты с наблюдениями и анализом
Ссылки с указанием источника данных

3.Учитывайте тематику

Шаблон документа, который вы представляете, должен быть организован таким образом, чтобы облегчить понимание, например, в хронологической последовательности.

Адаптируйте отчет для человека, который будет его получать, с учетом того, какая информация необходима этому человеку. Нужно ли включать более подробное объяснение? Может быть, график сделает эти данные более наглядными?

Повысьте визуальную привлекательность отчета, включив в него подзаголовки и предметный указатель. Избегайте включения лишней информации и данных, поскольку руководители часто должны оценивать отчеты из нескольких отделов и могут не располагать временем, необходимым для усвоения всей информации.

Кроме того, процесс упростится, если наряду с анализом и рекомендациями вы включите заключение, в котором объясните, как та или иная инвестиция привела к достижению желаемого результата или как предлагаемое улучшение принесет пользу компании или ее сотрудникам.

После того как вы все подготовите, тщательно просмотрите презентацию. Изучите его, чтобы убедиться, что в нее включена вся необходимая информация и что в ней нет избыточного объема данных, грамматических или орфографических ошибок, а также ошибочных или устаревших данных. Все это влияет на достоверность информации при передаче.

4. Будьте осторожны с ключевыми показателями эффективности

Ключевые показатели эффективности (KPI) имеют решающее значение для разработки эффективных отчетов по управлению объектами. Они соответствуют потребностям бизнеса и служат метрикой для определения того, насколько показатели соответствуют ожидаемому результату.

5. Добивайтесь эффективного использования технологий

Из-за укоренившегося характера нашей рутины часто бывает трудно полностью сосредоточиться на множестве различных аспектов управления объектами. Это может стать серьезным препятствием на пути к созданию эффективного отчета, ценность которого следует продемонстрировать вашим руководителям.

Использование интеллектуальной платформы управления техническим обслуживанием для более точного и оперативного сбора данных может быть очень полезным и экономящим время методом. Возможно, сегодня ещё нет подобного всеобщего понимания, но чем больше достижений вы сможете продемонстрировать, тем лучше!

При выборе показателей необходимо учитывать их актуальность, простоту измерения и анализа. Менеджеры в каждом секторе должны использовать проактивный подход и внедрять долгосрочную, реалистичную систему управления объектами, независимо от того, является ли это программным обеспечением для управления недвижимостью, программным обеспечением для управления зданий или другим. Каждая организация, занимающаяся общественными работами, имеет программу для выполнения обязанностей по управлению объектами. Говоря простым языком, это и есть процесс принятия решений.